Pomoc innej firmy może przydać się nam, gdy zdecydujemy się zorganizować wydarzenie na olbrzymią skalę, a do takich z pewnością zaliczają się sympozja. W wypadku zaproszenia dziesiątek lub setek gości żąda to sporo trudu od organizatora, aby wszystko stosownie skoordynować i dopiąć na ostatni guzik. Jedną z kluczowych spraw, jakiej musimy się poświęcić jest wybór najniezwyklej odpowiedniego miejsca sympozjum. Dla zaproszonych gości, którzy potwierdzą swój pobyt możemy opcjonalnie zarezerwować pobyt w pobliskim hotelu, w którym możemy uzyskać stosowną zniżkę dla uczestników sympozjum. Niekiedy konieczne wynajęcie będzie autokaru lub busa, który przewiezie naszych gości np. z obiektu, gzie odbędzie się sympozjum do hotelu lub na obiad. Fachowe przygotowanie materiałów graficznych, w tym ulotek reklamowych, zaproszeń, kalendarzy bądź smyczy to zadanie, którego najchętniej podjęłaby się agencja reklamowa.



Włożenia sporo trudu wymagają zarówno szkolenia. Mogą one obejmować podnoszenia kwalifikacji wszystkich pracowników naszej firmy lub mieć charakter komercyjny, a więc możemy planować je w celu uzyskania dodatkowych zysków. Niekiedy szkolenie żąda posiadania specjalistycznego sprzętu, którym będziemy dysponować podczas jego przeprowadzania. Posiadać projektor, rzutnik, dostęp do należytej sali w preferencyjnej cenie może mieć zewnętrzna firma, jaka może zaoferować nam swoją pomoc w organizacji wydarzenia. Bywa, iż oszczędności poczynione przez firmę pokrywają się z jej wynagrodzeniem, natomiast my nie musimy wkładać nadzwyczajnego wysiłku w kwestie organizacyjne.